O primeiro passo para planejar um casamento é fazer a lista de convidados enxuta.
Essa tarefa pode parecer simples, mas não se engane, pois de fato é muito trabalhosa. E isso por dois motivos principais: em primeiro, o desafio de fazer caber no orçamento e, em segundo, evitar influências de parentes. Necessariamente, porém, será um dia pleno e perfeito somente se os convidados forem realmente importantes, significativos e atuantes na vida do casal. Então, para te ajudar nessa tarefa darei cinco dicas a seguir, confira!
1- Limite o número de convidados
Para criar uma lista de convidados enxuta, primeiramente, é preciso determinar o número de convidados com base em seu orçamento e o no espaço locado. Simples e prático assim, pois ainda não envolve nomes. A questão só ficará complicada a partir do segundo passo.
2- Não convide por obrigação
É aí que começa a ficar complicado, pois os pais do casal tendem a querer convidar pessoas que não estavam na mente dos noivos. Para contornar a situação, o ideal é explicar com carinho aos pais, ou até mesmo às outras pessoas que venham a sugerir nomes para a lista, que elas não cabem no orçamento e que o espaço não as comporta.
3- Convite individual
Junto ao convite, envie cartões individuais (se possível nominais), assim, ficará implícito aos convidados que não poderão levar outras pessoas.
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4- Amigo ou colega de trabalho
Antes de convidar todos que trabalham com você, reflita sobre quem realmente são seus amigos, ou seja, estão ao seu lado em outros momentos que não relacionados ao trabalho e que são importantes para você. Certamente, isso reduzirá o número de convidados. E lembrem-se: não coloque o convite no mural de avisos da empresa, pois isso é muito impessoal e pode lhe causar descontrole dos convidados.
5- Crianças
Os buffets costumam não cobrar por crianças entre 0 e 6 anos. Assim, coloque as que pertencem a essa faixa etária em uma lista separada. Já as crianças de 6 a 11 anos costumam custar somente metade do preço atribuído aos adultos. Dessa forma, e como consequência prática, lembre-se de que, a cada duas crianças nessa faixa de idade, será contado um convidado a mais.
Tudo começa pela lista de convidados, não é mesmo. Todos os planos para o casamento são feitos a partir de um número hipotético de pessoas que a gente pensa em convidar para o casamento. Mas daí descobrimos que para tantas pessoas o casamento ficaria caro demais ou que o lugar que você imaginava não comporta tanta gente. Quando nos damos conta, lá estamos nós, buscando motivos para cortar pessoas na lista.
Trabalhar com uma assessoria especializada é muito importante. Ela saberá como gerenciar bem a lista e te fornecerá todas as informações necessárias para seguir em frente com as suas decisões com segurança. Conheça o meu trabalho de assessoria e solicite um orçamento.
A primeira vez que parei para fazer uma lista de convidados eu comecei a chorar. Sério. Deu vontade de desistir de tudo. Uma família gigantesca quanto a minha desespera qualquer noiva.
Abandonada essa primeira tentativa de lista de convidados, estabelecemos uma estimativa máxima de pessoas que estariam presentes no nosso casamento: por volta de 100.
Não tocamos mais no assunto convidados desde então, mas durante uma viagem resolvi escrever num papel os nomes daquelas pessoas que considero essenciais e que também fariam questão de estar presentes no meu casamento com o Matheus.
Dessa forma, a família gigantesca se reduziu à cerca de 40 pessoas, entre elas, pessoas que sei que farão o esforço de se descolarem quase 1000 km para o casamento e algumas que moram mais perto.
Nos casaremos em São Paulo, apesar de tudo ser um pouco mais caro, é aqui que estão nossos amigos. Eles são realmente muito importante para nós. E serão a maioria dos convidados.
Adicionando na conta os amigos (os meus, os do Matheus, os amigos em comum) e a família dele (que, ainda bem, é pequena) fechamos a lista de pessoas que participarão do casamento em 140. É com esse número em mente que tomaremos as próximas decisões. Mesmo que a real lista de convidados passe de 300 pessoas. Com todos os tios e primos que com certeza não virão para o casamento por diversos motivos.
Mas Mira, isso não é muito arriscado?
A resposta para essa pergunta é DEPENDE!
Se você conhece os seus convidados, pode estimar se comparecerão ou não. Mas existe um segredo nessa história. E o segredo tem que ficar entre a gente heim…
Os convites irão para as pessoas que tenho quase certeza que não comparecerão e para essas 140 que fazemos questão da presença. Surpresas podem acontecer para ambos os lados, por isso, pode ser bom considerar pelo menos 10% a mais nessa continha. Assim, se eu tenho certeza de 140 mas mandei mais convites, pode ser tenha mais umas 14 pessoas nesse pacote.
No fim, esperaremos para o casamento 154 pessoas.
Se você é uma pessoa organizada, aconselho fazer uma tabela no excel da seguinte forma:
Endereçamento do Convite:
O endereçamento é como o destinatário. É o que será escrito fora do convite, pela caligrafa ou impresso numa tag. Adicione os tratamentos (Sr., Sra., Dr, etc) de acordo com a formalidade desejada, lembrando que o nome do homem (chefe de família) vem antes.
Nessa coluna você precisará estimar a presença ou ausência das pessoas convidadas. Quanto mais próximas, menor a chance de faltarem. Vale também fazer uma sondagem inicial. Ela é a coluna mais importante no momento. É baseado no total dela que devemos tomar as nossas decisões. Sempre com uma margem de segurança. No meu caso, coloquei 10% como segurança, mas você pode aumentar esse número.
Adultos Confirmados:
Quando estivermos nos aproximando do casamento e todos os convites tiverem sido entregues, teremos que realizar a Confirmação de Presença. Não importa a forma que isso será feito, pessoalmente ou através de um serviço de RSPV da assessoria, mas devemos fazer para evitar falta ou desperdício de alimento, dinheiro, lugares, etc. Geralmente os buffet solicitam esse número por volta de 15 dias antes do evento. Eles trabalham com uma margem de segurança de 10%. Ou seja, se confirmamos 100 pessoas, eles terão condições de servir bem até 110 pessoas. Passando disso, podem ocorrer problemas.
Na coluna de observações, coloque tudo que parecer importante a respeito das pessoas. Se serão padrinhos e madrinhas, anote. Se tem alguma complicação, anote. Sinalize as pessoas importantes, pais, avós, damas, etc.
Considerações Finais:
Faça primeiro uma lista simples somente com os nomes. Olhe para ela algumas vezes em dias diferentes. Você pode lembrar de mais alguém.
Preencha a planilha do excel com calma e tranquilidade. Não importa quanto tempo isso vai levar. Preenchê-la é uma atividade importante e a ajuda das mães nessa hora é sempre bem vinda.
Deixe seu e-mail para Baixar a Planilha:
E você, como fez a sua lista de convidados? Quer fazer alguma sugestão de modificação na planilha? Deixe um comentário. Vou adorar saber a sua opinião.
Atualização: Postada dia 11 de Novembro de 2014
Me casei no dia 07 de Setembro de 2014! Contratei com o buffet para 150 pessoas. Enviei aproximadamente 160 convites de casamento para aproximadamente 315 pessoas. Como mais ou menos 60% dos meus convidados eram de outros estados, muitos não puderam vir (como previsto) e contamos com a presença de 147 adultos e 7 crianças! Na mosca!! Não pagamos nenhum excedente e não pagamos por pessoas que não compareceram!
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Mira Melke
Organizadora de Eventos, Apaixonada por Casamentos e Família, Mãe da Luana (2 anos). Nova moradora de Piracicaba-SP
Escreve o Blog Clube Noivas desde 2011. É referência em planejamento de casamento, com conteúdos únicos, downloads gratuitos e muito bom gosto!
