Lista de Convidados e Planilha para Download

Tudo começa pela lista de convidados, não é mesmo. Todos os planos para o casamento são feitos a partir de um número hipotético de pessoas que a gente pensa em convidar para o casamento. Mas daí descobrimos que para tantas pessoas o casamento ficaria caro demais ou que o lugar que você imaginava não comporta tanta gente. Quando nos damos conta, lá estamos nós, buscando motivos para cortar pessoas na lista.

Trabalhar com uma assessoria especializada é muito importante. Ela saberá como gerenciar bem a lista e te fornecerá todas as informações necessárias para seguir em frente com as suas decisões com segurança. Conheça o meu trabalho de assessoria e solicite um orçamento.

A primeira vez que parei para fazer uma lista de convidados eu comecei a chorar. Sério. Deu vontade de desistir de tudo.  Uma família gigantesca quanto a minha desespera qualquer noiva.

Lista de Convidados do Casamento

Abandonada essa primeira tentativa de lista de convidados, estabelecemos uma estimativa máxima de pessoas que estariam presentes no nosso casamento: por volta de 100.

Não tocamos mais no assunto convidados desde então, mas durante uma viagem resolvi escrever num papel os nomes daquelas pessoas que considero essenciais e que também fariam questão de estar presentes no meu casamento com o Matheus.

Dessa forma, a família gigantesca se reduziu à cerca de 40 pessoas, entre elas, pessoas que sei que farão o esforço de se descolarem quase 1000 km para o casamento e algumas que moram mais perto.

Nos casaremos em São Paulo, apesar de tudo ser um pouco mais caro, é aqui que estão nossos amigos. Eles são realmente muito importante para nós. E serão a maioria dos convidados.

Adicionando na conta os amigos (os meus, os do Matheus, os amigos em comum) e a família dele (que, ainda bem, é pequena) fechamos a lista de pessoas que participarão do casamento em 140. É com esse número em mente que tomaremos as próximas decisões.  Mesmo que a real lista de convidados passe de 300 pessoas. Com todos os tios e primos que com certeza não virão para o casamento por diversos motivos.

Mas Mira, isso não é muito arriscado?

A resposta para essa pergunta é DEPENDE!

Se você conhece os seus convidados, pode estimar se comparecerão ou não. Mas existe um segredo nessa história. E o segredo tem que ficar entre a gente heim…

Os convites irão para as pessoas que tenho quase certeza que não comparecerão e para essas 140 que fazemos questão da presença. Surpresas podem acontecer para ambos os lados, por isso, pode ser bom considerar pelo menos 10% a mais nessa continha. Assim, se eu tenho certeza de 140 mas mandei mais convites, pode ser tenha mais umas 14 pessoas nesse pacote.

No fim, esperaremos para o casamento 154 pessoas.

Se você é uma pessoa organizada, aconselho fazer uma tabela no excel da seguinte forma:

Sugestão de Planilha para Organização de Convites e Convidados

Endereçamento do Convite:

O endereçamento é como o destinatário. É o que será escrito fora do convite, pela caligrafa ou impresso numa tag. Adicione os tratamentos (Sr.,  Sra., Dr, etc) de acordo com a formalidade desejada, lembrando que o nome do homem (chefe de família) vem antes.

Está em dúvidas com relação às regrinhas de endereçamento? Clique aqui e veja o post da Constance Zahn sobre o assunto. 

Adultos Estimados:

Nessa coluna você precisará estimar a presença ou ausência das pessoas convidadas. Quanto mais próximas, menor a chance de faltarem. Vale também fazer uma sondagem inicial.  Ela é a coluna mais importante no momento. É baseado no total dela que devemos tomar as nossas decisões. Sempre com uma margem de segurança. No meu caso, coloquei 10% como segurança, mas você pode aumentar esse número.

Adultos Confirmados:

Quando estivermos nos aproximando do casamento e todos os convites tiverem sido entregues, teremos que realizar a Confirmação de Presença. Não importa a forma que isso será feito, pessoalmente ou através de um serviço de RSPV da assessoria, mas devemos fazer para evitar falta ou desperdício de alimento, dinheiro, lugares, etc.  Geralmente os buffet solicitam esse número por volta de 15 dias antes do evento. Eles trabalham com uma margem de segurança de 10%. Ou seja, se confirmamos 100 pessoas, eles terão condições de servir bem até 110 pessoas. Passando disso, podem ocorrer problemas.

Na coluna de observações, coloque tudo que parecer importante a respeito das pessoas. Se serão padrinhos e madrinhas, anote. Se tem alguma complicação, anote. Sinalize as pessoas importantes, pais, avós, damas, etc.

Considerações Finais:

Faça primeiro uma lista simples somente com os nomes. Olhe para ela algumas vezes em dias diferentes. Você pode lembrar de mais alguém.

Preencha a planilha do excel com calma e tranquilidade. Não importa quanto tempo isso vai levar. Preenchê-la é uma atividade importante e a ajuda das mães nessa hora é sempre bem vinda.

Deixe seu e-mail para Baixar a Planilha:

Nome (obrigatório)

E-mail (obrigatório)

Adicionar-me à lista VIP. (zero spam!)

E você, como fez a sua lista de convidados? Quer fazer alguma sugestão de modificação na planilha? Deixe um comentário. Vou adorar saber a sua opinião.

Atualização: Postada dia 11 de Novembro de 2014

Me casei no dia 07 de Setembro de 2014! Contratei com o buffet para 150 pessoas. Enviei aproximadamente 160 convites de casamento para aproximadamente 315 pessoas. Como mais ou menos 60% dos meus convidados eram de outros estados, muitos não puderam vir (como previsto) e contamos com a presença de 147 adultos e 7 crianças! Na mosca!! Não pagamos nenhum excedente e não pagamos por pessoas que não compareceram! 

Lugar Marcado no Casamento? Não, por favor!

 Os “Escort Cards” são lindos e ter o nome do convidado escrito em um papelzinho com uma lembrancinha é um mimo perfeito. Mas ter lugar marcado no casamento não funciona. Pelo menos não aqui no Brasil.

Lugar Marcado - Escort Card

Abaixo, alguns motivos para você desistir da ideia de marcar os lugares

1. Muito Trabalho:

Você já parou para pensar que semanas antes do seu casamento você terá que fazer um mapa de onde cada convidado seu irá se sentar? Que terá que pensar em quem pode sentar com quem? E não há como terceirizar esse serviço, apenas você, seu noivo e sua família conhecem a dinâmica e os relacionamentos dos convidados.

2.  Custos

Confeccionar os cartões pode não sair tão barato assim. Mas além dos cartões, você terá uma despesa maior com pessoas! Sim, você precisará colocar pessoas para indicarem a localização de cada um.  Senão, será uma perfeita bagunça até todos encontrarem o seu lugar.

Um Seating Plan pode ser a solução, mas apenas para casamentos pequenos com convidados super educados. Caso contrário geraria um tumútuo indesejável

3. Convidados Chateadinhos

Para você pode ser um agrado, mas o convidado pode ficar insatisfeito com a mesa que você escolheu para ele. Seja porque é muito longe ou muito perto da pista, porque ele acabou ficando com gente que ele não conhece ou porque os garçons esquecem de passar por ali.

4. Mesas meio cheias, meio vazias

Infelizmente pessoas faltam e pessoas levam companhias que não estavam na sua conta. Com lugar marcado, isso pode gerar um “overbooking” de mesas ou você pode acabar com mesas com apenas uns gatinhos pingados. Esses podem ficar tristinhos e acabam indo embora mais cedo porque não tiveram com quem conversar.

5. Bagunça

Convidados insatisfeitos podem gerar confusão com as pessoas que estão os guiando para suas mesas. Podem, também, se levantar e sentar no lugar de outras pessoas. Isso se não forem embora, insatisfeitos.  Se seu convidado não é um perfeito Gentleman isso é muito provável de acontecer.

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Se essas não são razões suficientes, tenha um pensamento altruísta. Você gostaria de se sentar com pessoas que você não conhece? Num lugar que não é muito confortável para você? Se você fosse “obrigado” a permanecer ali, como se sentiria?

Meu ponto em dizer “não, por favor” reside principalmente no fato de ser um trabalho desnecessário, um stress sem razão e um constrangimento para seus convidados. Considere tudo com carinho e pense em uma outra forma de agradar. Criar ambientes descontraídos onde eles possam se socializar é uma boa ideia. Lounges, photobooth e atividades podem ser uma boa forma de fazer as pessoas conversarem e quem sabe fazer novos amigos. Lembrancinhas ou frases de carinho nas mesas também fazem com que todos se sintam bem ali.

Se você insiste em fazer distinção dos convidados, crie uma setorização. Divida regiões para família, amigos da noiva, amigos do noivo, etc. Mas também acho que isso é desnecessário. Reserve apenas as mesas para a família mais próxima e deixe que o restante da festa sente no seu lugar de desejo. Acredite: assim a festa fica mais dinâmica e mais divertida.