Tudo começa pela lista de convidados, não é mesmo. Todos os planos para o casamento são feitos a partir de um número hipotético de pessoas que a gente pensa em convidar para o casamento. Mas daí descobrimos que para tantas pessoas o casamento ficaria caro demais ou que o lugar que você imaginava não comporta tanta gente. Quando nos damos conta, lá estamos nós, buscando motivos para cortar pessoas na lista.

Nessa hora uma orientação especializada e a ferramenta certa são muito importantes.  Gerenciar bem uma lista de convidados para o casamento não é uma tarefa simples e tem implicações em todas as outras decisões dali para frente. Um lista bem feita te fornecerá todas as informações necessárias para seguir em frente com as suas decisões com segurança.

A primeira vez que parei para fazer uma lista de convidados eu comecei a chorar. Você pega um papel e uma caneta ou cria um notinha no celular e começa a escrever nome por nome. Sério. Dá vontade de desistir de tudo.  E quando se tem uma família gigantesca? Isso desespera qualquer casal.

No fim, o que parece mandar na lista é o orçamento.

Vou contar minha experiência pessoal aqui para você:

Quando estava organizando meu casamento eu, inicialmente, tive muita dificuldade. Venho de uma família muito grande e colocar todo mundo me gerava mais ansiedade que satisfação. Depois decidi estabelecer uma estimativa máxima de pessoas que estariam presentes no nosso casamento: por volta de 100.

Fiquei um tempo sem pensar no assunto, mas durante uma viagem resolvi escrever num papel os nomes daquelas pessoas que considero essenciais e que também fariam questão de estar presentes no meu casamento.

Dessa forma, a família gigantesca se reduziu à cerca de 40 pessoas, entre elas, pessoas que sei que farão o esforço de se descolarem quase 1000 km para o casamento e algumas que moram mais perto.

Me  casei em São Paulo e meus familiares são de Minas ou do Espírito Santo. Apesar de tudo ser um pouco mais caro, é aqui que estão nossos amigos. Eles são realmente muito importante para nós. E serão a maioria dos convidados.

Adicionando na conta os amigos (os meus, os do Matheus, os amigos em comum) e a família dele (que, ainda bem, é pequena) fechamos a lista de pessoas que participarão do casamento em 140. Mais gente do que previmos antes, mas ainda era um número aceitável.

É com esse número em mente que tomamos as próximas decisões: A escolha do Local, do Buffet, do cardápio, dos convites, etc.

A lista real, contando todas as pessoas que foram convidadas para o casamento passou de 300 pessoas. Muitas pessoas, mesmo que você já saiba de antemão que não poderão comparecer, precisam receber o convite.

Mas Mira, isso não é muito arriscado?

A resposta para essa pergunta é DEPENDE!

Se você conhece os seus convidados, pode estimar se comparecerão ou não. Mas existe um segredo nessa história. E o segredo tem que ficar entre a gente heim…

Os convites irão para as pessoas que tenho quase certeza que não comparecerão e para essas 140 que fazemos questão da presença. Surpresas podem acontecer para ambos os lados, por isso, pode ser bom considerar pelo menos 10% a mais nessa continha. Assim, se eu tenho certeza de 140 mas mandei mais convites, pode ser tenha mais umas 14 pessoas nesse pacote.

No fim, esperamos para o casamento 154 pessoas e foi mais ou menos esse número de pessoas mesmo que compareceu. Não precisamos pagar nenhum adicional e ninguém teve correr atrás de mais cadeiras no começo da festa.

Como Montar uma Planilha de Convidados para o Casamento:

Se você é uma pessoa organizada, aconselho fazer uma tabela no excel ou uma planilha no google Sheet da seguinte forma:

Endereçamento do Convite:

O endereçamento é como o destinatário. É o que será escrito fora do convite, pela calígrafa ou impresso numa tag. Adicione os tratamentos (Sr.,  Sra., Dr, etc) de acordo com a formalidade desejada, lembrando que o nome do homem (chefe de família) vem antes.

Está em dúvidas com relação às regrinhas de endereçamento? Clique aqui e veja o post da Constance Zahn sobre o assunto. 

Adultos Estimados:

Nessa coluna você precisará estimar a presença ou ausência das pessoas convidadas. Quanto mais próximas, menor a chance de faltarem. Vale também fazer uma sondagem inicial.  Ela é a coluna mais importante no momento. É baseado no total dela que devemos tomar as nossas decisões. Sempre com uma margem de segurança. No meu caso, coloquei 10% como segurança, mas você pode aumentar esse número.

Adultos Confirmados:

Quando estivermos nos aproximando do casamento e todos os convites tiverem sido entregues, teremos que realizar a Confirmação de Presença. Não importa a forma que isso será feito, pessoalmente ou através de um serviço de RSPV da assessoria, mas devemos fazer para evitar falta ou desperdício de alimento, dinheiro, lugares, etc.  Geralmente os buffet solicitam esse número por volta de 15 dias antes do evento. Eles trabalham com uma margem de segurança de 10%. Ou seja, se confirmamos 100 pessoas, eles terão condições de servir bem até 110 pessoas. Passando disso, podem ocorrer problemas.

Na coluna de observações, coloque tudo que parecer importante a respeito das pessoas. Se serão padrinhos e madrinhas, anote. Se tem alguma complicação, anote. Sinalize as pessoas importantes, pais, avós, damas, etc.

Dicas Importantes sobre a Planilha de Convidados: 

Um coisa muito importante que eu faço questão que você tenha em mente é que essa planilha é extremamente importante para você, para o seu noivo e para a sua Assessoria.

Ela não é apenas para estimar o número de convidados e evitar problemas como gastos desnecessários com pessoas que faltam ou acréscimos. Ela também é importante para a conferência na entrada, para ajudar a identificar as pessoas que tem um papel no casamento (padrinhos, celebrante, dama, etc).

Você deve compartilhar essa planilha com o seu parceiro ou sua parceira, e ela pode ser construída por ambos aos poucos. O jeito mais prático para mim é compartilhar pelo google sheet ou google drive – mantendo sempre fechada – para ser acessada somente por vocês porque ela pode conter informações sensíveis, como o telefone de alguém.

Próximo à data do casamento você deve encaminhar a lista de convidados para a Assessoria e, de acordo com o contrato firmado, deve, ou não, incluir algumas informações. Se você contratou o serviço de RSVP pela assessoria, você deve passar o contato dos convidados. Se não foi contratado dessa forma, inclua na lista apenas os contatos das pessoas que vão ter um papel no casamento. Se a lista de convidados vai para o Buffet, as informações de contato dos convidados devem ser omitidas. Meu conselho é criar um novo arquivo apenas com as colunas de Endereçamento e Número de Adultos e Crianças.

Se quiser um passo além, crie um novo arquivo e coloque os nomes de todos os convidados confirmados – Se for criança, adicione a idade da criança em parêntesis na frente do nome.

Considerações Finais:

Leve o seu tempo – você não vai esgotar a tarefa em um dia! 
Faça primeiro uma lista simples somente com os nomes. Olhe para ela algumas vezes em dias diferentes. Você pode lembrar de mais alguém.

Preencha a planilha do excel com calma e tranquilidade. Não importa quanto tempo isso vai levar. Preenchê-la é uma atividade importante e a ajuda das mães nessa hora é sempre bem vinda.

Deixe seu e-mail para Baixar a Planilha:

E você, como fez a sua lista de convidados? Quer fazer alguma sugestão de modificação na planilha? Deixe um comentário. Vou adorar saber a sua opinião.

Atualização:

Contratei com o buffet para 150 pessoas. Enviei aproximadamente 160 convites de casamento para aproximadamente 315 pessoas. Como mais ou menos 60% dos meus convidados eram de outros estados, muitos não puderam vir (como previsto) e contamos com a presença de 147 adultos e 7 crianças! Na mosca!! Não pagamos nenhum excedente e não pagamos por pessoas que não compareceram!